①参展单位的确定。一旦决定举办展览会,由什么单位来参加的问题,通常都是非常重要的。在具体考虑参展单位的时候,必须注意两厢情愿,不得勉强。按照商务礼仪的要求,主办单位事先应以适当的方式,对拟参展的单位发出正式的邀请或召集。邀请或召集参展单位的主要方式为:刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。不管是采用其中哪一种方式,均须同时将展览会的宗旨、展出的主要项目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用,等等,一并如实地告之参展单位,以便对方据此加以定夺。
对于报名参展的单位,主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿良莠不分,来之不拒。当参展单位的正式名单确定之后,主办单位应及时地以专函进行通知,令被批准的参展单位尽早有所准备。主持人还要清楚展览会展台的位置。
(2)展览内容的宣传
为了引起社会各界对展览会的重视,并且尽量地扩大其影响,主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点应当是展览的内容,即展览会上的展示陈列之物。因为只有它,才能真正地吸引各界人士的注意和兴趣。对展览会,尤其是对展览内容所进行的宣传,主要可以采用下述几种方式: